Was Sie bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt beachten müssen

In den letzten Wochen wurde unser Supportteam verstärkt mit Kundenanfragen betreffend der richtigen Vorgehensweise bei einer Überprüfung der Registrierkasse durch das Finanzamt kontaktiert. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle auf die wichtigsten Punkte im UNTERNEHMER hinweisen, die bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt relevant sein können.

Als Anwender unserer Registrierkassensoftware treten Sie einer Kassennachschau durch das Finanzamt gelassen und entspannt gegenüber. Mit nur wenigen Mausklicks erstellen Sie alle für den Finanzprüfer relevanten Daten. In den meisten Fällen wird der Finanzprüfer von Ihnen einen Nullbeleg und einen Export der Datenerfassungsprotokolle Ihrer Registrierkassen verlangen.

Wichtig: Die unten beschriebenen Funktionen setzen eine aktuelle Version des Programms „UNTERNEHMER“ voraus. Halten Sie Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand.

  1. Nullbeleg erstellen
    Ein Nullbeleg ist eine Art „Kontrollbeleg“. Der Finanzprüfer kann mit diesem Beleg in Verbindung mit einer Prüf-App (ähnlich der Belegcheck-App des Finanzministeriums) die Gültigkeit der Signatureinheit gleich vor Ort überprüfen. Um einen solchen Nullbeleg zu erstellen, öffnen Sie im UNTERNEHMER die Datensatzliste „Datenerfassungsprotokolle“. Dazu geben Sie auf der Navigatorseite in das Eingabefeld „Menü durchsuchen“ den Suchbegriff „Datenerfassungsprotokolle“ ein und bestätigen mit der Eingabetaste. Hier markieren Sie das gewünschte Datenerfassungsprotokoll und klicken anschließend in der Menüleiste auf den Menüpunkt „Aktionen / Eintrag im Datenerfassungsprotokoll erzeugen“. Im Einstellungsdialog wählen Sie in der Zeile „Typ“ den Eintrag „Nullbeleg“ aus und klicken anschließend rechts auf „Eintrag im Datenerfassungsprotokoll erzeugen“.
    Ihr Drucker sollte anschließend einen Beleg mit dem Titel „Nullbeleg“ ausdrucken, dem Sie dem Finanzprüfer übergeben können.
  2. Datenerfassungsprotokoll exportieren
    Im Datenerfassungsprotokoll (kurz: „DEP“) ist unter anderem gespeichert, ob die verwendeten Signaturen gültig sind, die Barbelege korrekt miteinander verknüpft sind, der Umsatzzähler richtig funktioniert und alle Start-, Monats- und Jahresbelege vorliegen. Um das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren, öffnen Sie wie in Punkt 1 beschrieben die Datensatzliste „Datenerfassungsprotokolle“. Hier markieren Sie das gewünschte Datenerfassungsprotokoll und klicken anschließend in der Menüleiste auf dem Menüpunkt „Aktionen / Datenerfassungsprotokoll exportieren“. Im Einstellungsdialog geben Sie den gewünschten Exportpfad an und klicken anschließend rechts auf „Datenerfassungsprotokoll exportieren“. Danach wird das Datenerfassungsprotokoll der verknüpften Registrierkasse erstellt und exportiert.

Die erstellten JSON-Dateien können Sie anschließend dem Finanzprüfer übergeben.

Sollten Sie mehrere Datenerfassungsprotokolle verwenden, sind diese Vorgänge für jedes Datenerfassungsprotokoll zu wiederholen. Dies wäre beispielswiese der Fall, wenn mehrere Signatureinheiten eingesetzt werden. Sollten im Zuge einer Kassennachschau weitere programmtechnische Fragen auftauchen, zögern Sie nicht unseren Support zu kontaktieren. Außerhalb der Geschäftszeiten können Sie uns auch eine Supportanfrage mailen. Bei steuerrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

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