Reibungsloses Bestellwesen und Buchhaltung sind das Rückgrat jedes expandierenden Unternehmens. So fand der steirische Infrarot-Spezialist Redwell die passende Software.

Infrarot-Heizungen, die nicht nur heizen, sondern auch wohlige Wärme verstrahlen, erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Davon profitiert auch das österreichische Unternehmen Redwell aus dem Südburgenland. Das aus der sprichwörtlichen Garage kommende mittelständische Unternehmen ist mittlerweile mit 90 Vertriebspartnern in 24 Ländern vertreten.

Damit mit Bestellwesen und Buchhaltung alles klappt, ist eine leistungsfähige ERP-Software („Enterprise-Resource-Planning“) nötig, die sich den Unternehmensgegebenheiten flexibel anpasst. Das Produkt, das schließlich ausgewählt wurde, wächst mit den Anforderungen eines aufstrebenden Unternehmens mit – und kann auch heute noch nahtlos eingesetzt werden.

Vom Import zum eigenen Produkt

Wir haben zunächst russische Infrarot-Heizelemente für die Bautrocknung importiert. Im Jahr 2000, nach der Einstellung der dortigen Produktion, haben wir begonnen, unser eigenes System zu entwickeln. Seit 2002 bauen wir das in Serie. Wir sind ins steirische Hartberg umgezogen, stetig gewachsen und rasch in den Export gegangen. Unsere IT lassen wir seither von einem lokalen Dienstleister betreuen. Der kümmert sich um unsere Computer, wartet die Server und berät uns bei Neuanschaffungen, vor allem auch in Sachen benötigter Programme.

Als es darum ging, die Auftragsabwicklung und das Rechnungswesen zu optimieren, hat er uns auf die Firma Schweighofer aufmerksam gemacht. Die hatten damals ein Fakturierungsprogramm namens Win1A-FAKT, das genau auf Freiberufler beziehungsweise Klein- und Mittelbetriebe zugeschnitten war. Die Konkurrenzprodukte großer Softwarehäuser waren damals für uns wegen unserer geringen Größe eher uninteressant – die Investition wäre vergleichsweise hoch gewesen. In der Jahresgebühr von Win1A-Fakt – die bei Einspielung immer auch das neueste Update berücksichtigt – sind fünf Arbeitsplätze inkludiert, wir haben mittlerweile noch eine zusätzliche Lizenz erworben.

Maßgeschneidert für Klein- und Mittelbetriebe

Wir haben unsere Entscheidung nicht bereut. Schweighofer kennt die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und kümmert sich persönlich um deren Lösung. Die Firma hat uns bei der Einrichtung der individuellen Arbeitsplätze unterstützt, jeder Nutzer hat die Möglichkeit, das Menü nach seinen Vorlieben zu konfigurieren, also etwa Kunden nach seinen Vorgaben nach bestimmten Kriterien, wie Größe oder Standort, zu ordnen.

Allerdings sind wir dank unseres Wachstums irgendwann dann doch an den Grenzen dieses Programms angelangt. Zwar lief das Rechnungswesen völlig problemlos, was uns aber abging, war die digitale Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung bis zur Steuererklärung. Ab einem gewissen Auftragsvolumen ist es einfach zu zeitaufwändig, alle Posten manuell in die jeweiligen Listen zu übertragen: Immerhin verzeichnen wir mittlerweile einen Umsatz von fast fünf Millionen Euro.

Fakturierung inklusive Buchhaltung

Vor zwei Jahren haben wir dann zur nächsthöheren Schweighofer-Software gewechselt, den UNTERNEHMER. Diese vereinfacht nicht nur Bestellung und Rechnungslegung, sondern inkludiert auch noch die Buchhaltung: Am Ende erhalten wir einen Datensatz, der direkt zum Steuerberater geht.

Wir haben uns natürlich auch in dieser Phase eine Reihe von Konkurrenzprodukten angeschaut, auch von namhaften Herstellern wie etwa SAP, doch im Endeffekt hat sich der UNTERNEHMER für unsere Unternehmensgröße als ideal erwiesen. Nicht nur wegen des Programms, auch wegen der guten Partnerschaft mit dem Hersteller. Die sind immer zu erreichen und es gibt einen persönlichen Kontakt zum jeweiligen Techniker. Hat man ein Problem, hängt man nicht ewig in einer Warteschleife, nur um dann von einem Mitarbeiter betreut zu werden, der womöglich gar nicht genau weiß, mit wem er es zu tun hat.

Remote Wartung und gute Usability

Die Installation des neuen Programms wurde von Herrn Schweighofer persönlich vorgenommen. Dazu musste er nicht ins Haus kommen, sondern ist einfach von seinem Rechner aus in unser System eingestiegen. Und während wir uns hier in Hartberg oder in der Zentrale im Südburgenland mit dem neuen Programm vertraut machten, erklärte er uns jedes Detail telefonisch.

Was uns besonders gefällt, ist die neue, sehr intuitiv zu bedienende Oberfläche – welche im Laufe der Zeit immer weiter verbessert wurde und sich perfekt in den Stil von Windows 10 einfügt. Es gibt mittlerweile natürlich eine Menge Programme, die die Betriebsorganisation – vom Auftragseingang über die Fakturierung bis zur Buchhaltung – vereinfachen, aber wir kennen keines, das mit unserem Betrieb so gut harmoniert. Im neuen System kann man jeden Datensatz exportieren, es ist mit allen von uns verwendeten Programmen wie Microsoft Office oder Photoshop kompatibel.

Hohe Zeitersparnis

Dank der aktuellen Version des UNTERNEHMER ersparen wir uns eine Menge Zeit, nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch bei der Buchhaltung – in Summe etwa einen halben Tag für die manuelle Aufbereitung. Am Ende des Monats bekommt unser Steuerberater eine detaillierte Datei, die er in sein System einspielen kann.

Was das Programm so perfekt für einen Betrieb wie den unseren macht, ist wohl, dass der Chef persönlich sich regelmäßig Feedback von seinen Kunden holt und deren Erfahrungen in seine Weiterentwicklung einfließen lässt. So ist dann auch sichergestellt, dass er die richtige Lösung für ein Problem hat, sobald es uns auffällt. Dann rufen wir schnell an, er schaut in unser System und behebt es. Und zwar ohne penibel auf jede Minute zu schauen, die er dafür aufwendet. So selbstverständlich ist das nicht überall!

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